Tilskuds- og fondsadministration

Ny digital platform giver markante gevinster hos Højteknologifonden

Højteknologifonden besluttede i sommeren 2011 at indføre en helt ny digital platform til understøttelse af fondes investeringsarbejde. Målet var at effektivisere arbejdet, give ansøgere en bedre service og medarbejdere en bedre arbejdsplads.

Den nye løsning blev sat i drift i efteråret 2011 i fondens administration, og i starten af 2012 blev der åbnet for ansøgere via nettet ved årets første ansøgningsrunde. Samtidig overgik fondens bestyrelse til at modtage alt materiale og bedømme ansøgningerne på iPad.

Kernen i den nye løsning er en fasestyret projektmodel, baseret på et digitalt arkiv og en rollebaseret adgang. Det giver en høj kvalitet i arbejdet og gør det muligt at automatisere mange opgaver. Samtidig tilbydes ansøgere nu en bedre service gennem selvbetjening og kommunikation via nettet.

Rollebaseret adgang

Den nye løsning er baseret på en ny digital arkitektur, som bl.a. understøtter virtuelle projektmapper, hvor alle interessenter har online adgang.

Nu kan både ansøgere såvel som fondens sekretariat og bestyrelse arbejde og dele informationer gennem et virtuelt projektrum. Ligesom mødeafvikling ved behandling af uddelingen sker fuldt digitalt, uden brug af papir.

Det sparer arbejde, ligesom det sikrer både et effektivt genbrug og en højere kvalitet af data.

Faseopdelt projektmodel

Den nye løsning er også baseret på en faseopdelt projektmodel, som styrer hele forløbet fra ansøgning til projektafslutning.

Fasemodellen understøtter alle trin, tilknyttet formelle skemaer. Fra interessetilkendegivelse, ansøgningsforløb, tildeling og kontraktsforhandling til projektforløb med budget, opfølgning og rapportering.

Ved at kombinere brugerroller med en faseopdelt projektmodel, er det muligt at tilbyde en såkaldt "kontekst-baseret" understøttelse af projektforløbet.

Det betyder, at interne og eksterne brugere kun bliver præsenteret for de funktioner og data, som de har brug for i den konkrete situation. Det gør det nemt og overskueligt at anvende systemet.

Samtidig kan løsningen styre opgaver, frister, dataadgang osv. ud fra brugerens konkrete situation.

iPad erstatter papir og letter arbejdet for bestyrelsen

Tidligere modtog hvert medlem af bestyrelsen store mængder papir. Nu samles alle ansøgninger, indstillinger, egne vurderinger mv. under en mødekalender på iPad.

Bestyrelsens medlemmer kan læse materiale, annotere via PDF, angive egne vurderinger og kommentarer. Hvert medlem kan løbende se oversigt over egne vurderinger i kroner og antal fordelt på kategorier.

Digitalt arkiv og cockpit giver både sekretariat og ledelse overblik

Alle arbejdsopgaver og processer understøttes via brugerens rollestyrede cockpit, og det digitale arkiv indeholder alle data fra fødsel til projektafslutning.

Når en ansøger henvender sig, initieres et nyt projektforløb i form af en projektmappe i databasen. Gennem projektets levetid tilknyttes løbende nye data og metadata, herunder skemaer, kommunikation, log af hændelser, økonomiske transaktioner, parter etc. Og fasemodellen sikrer, at sekretariatet kan følge status og danne sig et overblik over både konkrete sager og en given projektportefølje.