Den digitale organisation
Djøf bruger digitalisering som strategisk værktøj til højere medlemstilfredshed
Djøf besluttede at implementere en ambitiøs digitaliseringsstrategi. Projektet omfattede en fuldstændig udskiftning og erstatning af foreningens mange forskellige systemer med en ny sammenhængende og fuldt integreret digital platform.
Tidligere arbejdede medarbejderen på tværs af mange forskellige systemer, og der var ingen ekstern adgang til data. Nu lagres i stedet alle data i et digitalt arkiv og genbruges på tværs af de komponenter, som udgør systemets logik.
Samtidig er alle funktioner samlet i rollestyret brugergrænseflade. Derfor kan medarbejderen løse alle opgaver i et system.
Det giver nem betjening, overblik og genbrug af data.
Løsningen giver også adgang for medlemmer via nettet. Nu arbejder både medarbejdere, ledelse og medlemmer i samm system og deler data.
Djøf's nye integrerede IT-platform sætter medlemmet i centrum, og integration af data har medført, at 60-80% af registreringsarbejdet er blevet automatiseret.
Opkrævning i første kvartal 2011:
• Afviklingstid: 12 minutter
• Antal medlemmer: 72.000
• Antal PBS adviseringer: 72.252
• Antal finansposteringer: 423.395
|
Medlemmet i centrum
Djøf kom fra en traditionel IT-arkitektur med mange uafhængige systemer, som hver understøtter sin funktion. Derfor skulle medarbejderen tit springe rundt mellem flere systemer for at få overblik, ligesom de samme oplysninger ofte fandtes i forskellige versioner i de forskellige systemer.
I den nye løsning findes oplysninger kun en gang, og de genbruges på tværs af de forskellige funktioner. Samtidig er både funktioner og data organiseret med udgangspunkt i medlemmet. Det sikrer hurtig adgang til korrekte oplysninger, og det sparer registreringsarbejde.
Den nye arkitektur har også givet hastighed og driftsstabilitet. Den nye løsning har kørt uden driftsstop siden start i januar 2011, og nu kan store opgaver som kontingentopkrævning afvikles, mens brugerne arbejder videre.
Nu kan medarbejderen udføre alle opgaver i ét system
Det nye cockpit samler alle medlemsinformationer i ét vindue, herunder stamoplysninger, økonomi, kurser, tillidshverv, medlemshistorik, kampagner, sager, telefonnotater og email-kommunikation. Det sparer tid og giver en højere kvalitet i arbejdet, fordi medarbejderen altid har korrekte og alle relevante informationer til rådighed.
Selv- og medbetjening via nettet giver bedre service og sparer administration
Gennem Mit Djøf kan medlemmer se og vedligeholde egne informationer. Samtidig kan medlemmet selv varetage en række opgaver og igangsætte administrative processer.
Når et medlem ringer, har medarbejderen straks et fuldt overblik over medlemmets status og situation og kan med et enkelt klik se yderlige oplysninger.
|
Selvbetjeningsuniverset er profilbaseret og tilpasses ud fra bl.a. medlemmets beskæftigelsessituation, og om medlemmet er tillidsvalgt.
Nu kan mange banale henvendelser undgås, fordi opgaverne klares af medlemmet selv.
Selvbetjening betyder, at Djøf's medarbejdere kan bruge deres tid på de videnskrævende opgaver.
Bag selvbetjeningsuniverset ligger en avanceret regelmotor, som guider medlemmet igennem konkrete processer, f.eks. ændring af job eller uddannelsesoplysninger. Det betyder, at mange transaktioner gennemføres af medlemmet selv - uden hjælp fra Djøf's administration.