cBooking
cBrain har udviklet et bookingsystem, som digitaliserer processer i forbindelse med kapacitetsplanlægning, indkaldelse og booking af samtaler med ledige (bl.a. CV-samtaler og rådighedssamtaler). Produktet er baseret på cBrains komponentbibliotek – cBrain Process Platform.
cBooking minimerer det administrative arbejde med at indkalde og afholde samtaler, samt optimerer planlægningen af mødekapaciteten. Samtidig gøres det nemt for de ledige selv at booke mødetider og ændre disse.
Løsningen anvendes i dag af mere end 15 a-kasser under AK-Samvirke. Anvendelsen af booking-løsningen har medført ganske betydelige tidsmæssige besparelser på arbejdet med at indkalde og flytte samtalemøderne. Læs mere om AK-booking her: AK-booking.
Processer i cBooking
cBooking-løsningen indeholder tre hovedprocesser:
- Opsætning af kapacitet
- Indkaldelse til samtale
- Mødebooking - selvbetjening
De administrative medarbejdere får følgende processer stillet til rådighed:
- Import af medlemmer som skal til samtale
- Indkaldelser på brev eller e-mail
- Bekræftelse på e-mail
- Aftale i medarbejders kalender
- Påmindelse på e-mail eller SMS
- Automatiseret rykkerprocedure
De ledige får følgende processer stillet til rådighed:
- Booke mødetidspunkt på hjemmesiden
- Ændre mødetidspunkt på hjemmesiden
Opsætning af kapacitet
Bookingløsningen giver mulighed for at arbejde med forskellige kapacitetsenheder, f.eks. kan man sætte op, at man har ”Mødelokale A” og ”Mødelokale B” eller man kan oprette sine sagsbehandlere som enkeltpersoner eller som grupper/teams.
Ligeledes kan man opsætte et antal samtaletyper for hvert samtalested og der kan sættes et kompetencekrav på en samtaletype. Når kapaciteten er allokeret for alle ressourcer, kan kapacitetsplanen vises med sumtal og f.eks. filtreres, så man kun ser planen for én person eller et sted mv. Man kan også spørge systemet om ledige tider for en ressource.
Indkaldelse til samtale
Bookingløsningen baserer sin kommunikation på en række skabeloner (breve, emails og SMS), som A-kassen selv kan vedligeholde. Skabelonerne kan indeholde flettefelter. Indkaldelser kan enten tastes ind manuelt eller importeres via fil eller web service. Systemet giver gode muligheder for at søge efter møder/indkaldelser mv. Systemet håndterer både indkaldelser og rykkere pr. brev og pr. e-mail.
Booking af tid
Når den ledige er blevet indkaldt til samtale, kan han/hun gå direkte ind på en booking-side og vælge en tid, som passer. Systemet sender herefter bekræftelse pr. brev, SMS og e-mail samt påmindelser et antal timer inden mødet. Den ledige kan også selv ændre samtaletidspunkt.
Endvidere indeholder systemet en rækker lister og statistikker.
Yderligere information:
Otto Winterskov, cBrain
Tel: + 45 72161811